Comment faire répondre l’assistant IA aux e-mails de votre entreprise
Les e-mails que vos clients envoient à votre adresse, par exemple info@votreentreprise.com, arrivent sous forme de conversations dans la Boîte de réception, et l’assistant y répond. Votre boîte mail continue de recevoir tous les e-mails comme avant.
Connecter votre adresse
- 1
Saisissez l’adresse
Allez dans Relations clients → Messages → Canaux et, sous E-mail, cliquez sur Connecter une adresse e-mail. Dans Adresse e-mail, saisissez l’adresse à laquelle vos clients écrivent et, si vous le souhaitez, un Nom d'affichage. Cliquez sur Connecter.
- 2
Transférez une copie
Chez votre fournisseur de messagerie, ajoutez une règle qui transfère une copie de chaque e-mail entrant vers l’adresse indiquée sous Votre adresse de réception TourTask. La fenêtre de configuration explique comment faire avec Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 et cPanel, et affiche Transfert vérifié dès que l’e-mail de test de TourTask est revenu par la règle.
- 3
Ajoutez l’enregistrement DNS (recommandé)
Là où le DNS de votre domaine est géré, ajoutez l’enregistrement TXT qu’affiche la fenêtre (Hôte, Type et Valeur), puis cliquez sur Vérifier le DNS. Les réponses partent alors de votre propre adresse ; d’ici là, elles viennent d’une adresse TourTask au nom de votre entreprise.
- 4
Activez-la
Choisissez les destinataires de Copie des réponses de l'IA et d’Alerter quand une personne est nécessaire, et si vous voulez Copier les conversations dans votre boîte mail. Activez l’interrupteur Activé et cliquez sur Terminé : une nouvelle adresse ne répond à rien tant que vous ne l’avez pas fait.
Créez la règle avec l’action « Rediriger le message vers » et votre adresse de réception. Une règle de transfert met votre propre adresse à la place de celle du client : l’assistant ne peut donc pas lui répondre, et pourtant le transfert s’affiche comme vérifié.
Votre adresse sur la page Canaux
Chaque adresse connectée affiche son état. Gérer rouvre la fenêtre de configuration.
| État | Signification |
|---|---|
| En attente du transfert | La règle de transfert n’est pas encore vérifiée. Cliquez sur Configurer pour terminer. |
| Envoie depuis une adresse TourTask | Le transfert fonctionne. Les réponses viennent d’une adresse TourTask au nom de votre entreprise. |
| Envoie en tant que votre adresse | L’enregistrement DNS est en place. Les réponses viennent de votre propre adresse. |
| Enregistrement DNS manquant | L’enregistrement est introuvable. Les réponses viennent de l’adresse TourTask jusqu’à ce que vous le rétablissiez. |
Ce que fait l’assistant avec les e-mails
- Tous les e-mails d’un même client forment une seule conversation : il répond donc en tenant compte de tout l’historique.
- Il rédige de vrais e-mails, avec une formule d’appel, une formule de politesse et des tableaux pour les prix ou les horaires, sous le logo et le nom de votre entreprise.
- Il répond depuis l’adresse à laquelle le client a écrit.
- Il ne répond jamais aux messages d’absence, aux newsletters, aux e-mails non distribués ni aux invitations d’agenda.
- Il ne lit pas les pièces jointes : la conversation ne contient que le texte de l’e-mail.
Questions fréquentes
Oui. La règle transfère une copie, et votre boîte mail conserve tout comme avant. Si Copier les conversations dans votre boîte mail est activé, les réponses y sont aussi copiées.
Oui. Chaque adresse est un canal à part entière.
Désactivez l’interrupteur Activé de l’adresse sur la page Canaux. Les e-mails qui arrivent pendant qu’il est désactivé ne reçoivent pas de réponse et n’apparaissent pas dans la Boîte de réception, même plus tard ; ils restent dans votre boîte mail.