Comment répondre aux messages clients dans la boîte de réception TourTask

• Actif, Fermé et Spam trient les conversations.
• Masquer celles gérées par l'IA, activé à l’ouverture de la boîte de réception, écarte les conversations que l’assistant gère seul. Une conversation réapparaît dès que l’assistant demande l’intervention d’une personne.
• Une conversation qui attend une personne affiche Ouverte et ressort dans la liste. L’assistant continue d’y répondre jusqu’à ce que quelqu’un la prenne en charge.
• Le chiffre rouge sur Boîte de réception dans le menu compte les conversations qui attendent une personne, plus les vôtres qui ont des messages non lus.
• Laissez Disponible activé pendant que vous répondez : le chat de votre site web affiche alors Nous sommes en ligne aux visiteurs.

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   Ouvrez-la

   Cliquez sur la conversation. Si l’assistant l’a transférée, un Résumé du transfert indique ce que veut le client, ce que l’assistant a tenté et la prochaine étape.

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   Prenez-la en charge

   Cliquez sur Prendre en charge. L’assistant cesse de répondre à cette conversation, et la zone de réponse s’ouvre. Sur la conversation d’un collègue, Prendre en charge vous l’attribue.

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   Répondez

   Tapez votre message et envoyez-le. Il parvient au client sur le canal depuis lequel il a écrit.

Dans un chat du site web, la coche grise de votre réponse devient verte dès que le visiteur l’a vue.

• Transférer confie à un collègue une conversation que vous avez en charge. Les collègues en ligne en ce moment sont signalés en vert.
• Fermer la conversation y met fin. Un visiteur du site web peut alors en commencer une nouvelle. Sur les autres canaux, le message suivant du client la rouvre, et l’assistant répond de nouveau jusqu’à ce que quelqu’un la prenne en charge.
• Marquer comme spam la déplace dans Spam et fait taire l’assistant sur cette conversation. Pas un spam annule l’opération.

Cliquez sur le nom du client en haut de la conversation. Sa fiche indique le canal sur lequel il a écrit, son premier contact et ce que le canal transmet à TourTask à son sujet :

Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone qu’il donne plus tard à l’assistant est également ajouté. À côté d’une adresse e-mail, Envoyer un e-mail lui écrit depuis TourTask.