Gruppentouren: Abfahrten, Plätze und Gruppenplanung
Eine Gruppentour verkauft Plätze bei einer gemeinsamen Abfahrt: Mehrere Buchungen reisen zusammen, mit demselben Guide und Fahrzeug. Die Kapazität einer Abfahrt ist ihre Zahl an Plätzen, die sich alle ihre Buchungen teilen.
Wie eine Abfahrt entsteht
Du musst Abfahrten nicht im Voraus anlegen. Die erste Buchung für ein Datum und eine Startzeit eröffnet die Abfahrt, und die nächsten Buchungen kommen hinzu, bis ihre Plätze vergeben sind. Um vorauszuplanen, kannst du Abfahrten auch selbst auf der Seite Planung hinzufügen. Oder zeige alle Abfahrten an, die deine Fahrpläne anbieten, bevor jemand sie bucht, wie weiter unten beschrieben.
Die Seite Planung
Touren → Planung von Gruppenreisen listet deine Gruppenabfahrten in einem Zeitraum auf, eine Zeile pro Gruppe.
- Personen: ein Kästchen pro Platz, gefüllt für jeden gebuchten Passagier.
- NICHT GESETZT unter einer Komponente: Noch niemand ist zugewiesen. Klicke darauf, um einen Guide oder ein Fahrzeug und die Kosten zu wählen.
- Wähle Zeilen wie in einem Datei-Explorer aus: Klicke sie an, auch mit gedrückter Strg- oder Umschalttaste, oder ziehe einen Rahmen darüber.
- Filter hinzufügen beschränkt die Liste auf eine Tour.
Die vier Registerkarten
Die Registerkarten über der Liste wirken auf die Abfahrten und Gruppen, die du auswählst:
| Registerkarte | Was sie macht |
|---|---|
| Abfahrten hinzufügen | Legt Abfahrten einer Tour an den Tagen an, die du wählst |
| Gruppen hinzufügen | Fügt den ausgewählten Abfahrten eine Gruppe hinzu, etwa einen zweiten Bus |
| Gruppen bearbeiten | Ändert Kapazität, Guide, Fahrzeug und Kosten der ausgewählten Gruppen |
| Abfahrten bearbeiten | Ändert Datum, Tour, Uhrzeit oder Dauer der ausgewählten Abfahrten oder entfernt sie |
Abfahrten im Voraus hinzufügen
- 1
Die Tour wählen
Wähle unter Abfahrten hinzufügen die Tour, den Datumsbereich und die Abholzeit.
- 2
Die Tage wählen
Wähle die Wochentage und, falls die Tour es braucht, Nur ungerade Tage oder Nur gerade Tage.
- 3
Hinzufügen
Klicke auf Abfahrten zum Fahrplan hinzufügen. Daten, die die Abfahrt schon haben, werden übersprungen.
Geplante Abfahrten sehen, bevor jemand sie bucht
Eine Abfahrt erscheint im Einsatzkalender und auf der Seite Planung normalerweise erst, wenn jemand sie bucht oder du sie hinzufügst. Wenn du Guides und Fahrzeuge weit im Voraus planst, kannst du alle Abfahrten anzeigen, die die Fahrpläne deiner Touren anbieten, ab heute und genau so, wie eine geplante Abfahrt aussieht.
- 1
Touren wählen
Geh zu Konfiguration → Buchungen und such die Karte Geplante Abfahrten, bevor sie gebucht werden. Wähle Für alle Touren anzeigen, Nur für ausgewählte Touren anzeigen oder Für alle Touren außer den ausgewählten anzeigen; bei den letzten beiden wählst du auch die Touren. Die Änderung wird sofort gespeichert.
- 2
Abfahrten planen
Weise im Einsatzkalender oder auf der Seite Planung Guides und Fahrzeuge zu, lege ihre Kosten fest, füge eine Gruppe hinzu oder ändere die Kapazität, wie bei jeder Abfahrt.
Gespeichert wird erst, wenn du eine Abfahrt änderst: Deine erste Änderung speichert sie als geplante Abfahrt, und Buchungen kommen dann wie bei jeder geplanten Abfahrt hinzu. Eine Abfahrt, die niemand gebucht oder geändert hat, kann nicht entfernt oder verschoben werden, weil dein Fahrplan sie weiter anbietet: Um sie zu stoppen, sperre das Datum oder ändere den Fahrplan der Tour. Landausflüge werden nicht angezeigt. Nicht anzeigen schaltet die Einstellung wieder aus; bereits gespeicherte Abfahrten bleiben.
Guides und Fahrzeuge zuweisen
- 1
Die Gruppen auswählen
Klicke in der Liste auf die Zeilen der Gruppen und öffne dann Gruppen bearbeiten.
- 2
Wählen, wer es ist und was es kostet
Wähle für jede Komponente unter Name den Guide oder das Fahrzeug und gib die Kosten ein. Schalte neben jedem Wert, den du festlegst, Anwenden ein.
- 3
Speichern
Klicke auf die Speichern-Schaltfläche unter dem Formular, etwa Änderungen an 1 Gruppe speichern.
Du kannst sie auch Tag für Tag im Einsatzkalender zuweisen. Ein bereits bezahlter Guide oder ein bezahltes Fahrzeug einer Gruppe lässt sich nicht mehr ändern.
Passagierlisten
Jede Gruppe einer Abfahrt hat eine Passagierliste aus den Passagierdaten, die deine Tour abfragt. Öffne im Einsatzkalender das Menü (⋮) neben den Passagieren der Gruppe und wähle Passagierliste anzeigen. Öffnen können sie Teammitglieder, die den Einsatzkalender öffnen oder Gruppentouren planen dürfen, und die Guides und Fahrer der Gruppe, die in ihren Erinnerungen auch einen Link dazu finden.
Häufige Fragen
Senke unter Gruppen bearbeiten die Kapazität ihrer Gruppen auf die bereits gebuchten Plätze: Die Abfahrt ist dann voll. Niedriger geht die Kapazität nicht; eine Gruppe ohne Buchungen kann auf 0 gesetzt werden und zeigt dann Geschlossen.
Wähle sie aus und ändere ihr Datum unter Abfahrten bearbeiten. Ihre Buchungen ziehen mit.
Sie hat noch Passagiere oder einen Guide oder ein Fahrzeug, die schon bezahlt sind. Verschiebe oder storniere zuerst ihre Buchungen. Auch eine Abfahrt aus deinem Fahrplan, die niemand gebucht oder geändert hat, lässt sich nicht entfernen: Sperre das Datum oder ändere den Fahrplan der Tour.
Unter Touren → Kreuzfahrtschiffe → Gruppenplanung, Schiff für Schiff: siehe Kreuzfahrtschiffe.