Как отправлять гидам и водителям автоматические напоминания
Напоминания для персонала сообщают всем, кто работает на ваших турах, об их работах на следующий день — по SMS, по электронной почте или обоими способами. Настройте их в разделе Конфигурация → Напоминания для персонала.
Планирование напоминания
- 1
Откройте страницу
Перейдите в раздел Конфигурация → Напоминания для персонала.
- 2
Добавьте напоминание
В блоке Запланированные напоминания нажмите Добавить.
- 3
Выберите канал и время
В окне Добавить метод выберите Тип — SMS-сообщения или Электронная почта — и Время, с 06:00 до 23:00 по часовому поясу вашей компании. Нажмите Добавить.
Добавьте напоминание для каждого нужного канала и времени, например письмо утром и SMS вечером. Каждый день все, у кого есть работа на следующий день, получают своё напоминание; у кого работы нет, тот ничего не получает.
Подтверждайте каждую работу с персоналом заранее, задолго до самого дня. Утреннее напоминание оставляет вам целый день, чтобы найти замену, если кто-то не сможет выйти.
Что в напоминании
- Каждое из их мероприятий на следующий день: время, тур, имя бронирования с его пассажирами и место встречи с клиентами.
- Сначала их собственная работа, затем остальные работы с их поставщиками.
- В индивидуальном туре — телефон клиента, если вы решите его показывать (см. ниже).
- В групповом туре — ссылка Просмотреть список пассажиров (см. списки пассажиров).
Каждый получает его на своём языке. В нём никогда нет заметок бронирования или вашего собственного текста.
Что видит каждая работа
В блоке Содержание сообщений по компонентам нажмите кнопку редактирования в строке работы, например Гид:
- Другие компоненты: Показывать все, кроме выбранных или Показывать только выбранные. Например, ресторан может видеть только гида.
- Показывать телефон клиента в индивидуальных турах: выключено, пока вы это не включите.
- Показывать проживание и Показывать место встречи: включено, пока вы это не выключите.
Нажмите Сохранить. Те же настройки действуют и для расписания, которое вы отправляете кнопкой Уведомить поставщика (см. назначение гидов и водителей).
Сколько это стоит
| Канал | Стоимость |
|---|---|
| Электронная почта | Бесплатно |
| SMS-сообщения | За каждое сообщение, по тарифу Стоимость одного SMS-сообщения для вашей страны, указанному на странице. Длинное напоминание занимает несколько сообщений. |
Расходы на SMS добавляются в ваш ежемесячный счёт TourTask. В блоке Сокращение SMS-сообщений четыре переключателя делают каждое SMS короче: Сокращенное вступление, Удалить напоминание о раннем прибытии, Удалить мотивационную фразу и Удалить ссылку на список пассажиров. Пример под ними показывает сообщение и сколько SMS-сообщений оно занимает.
Отписка
В каждом письме с напоминанием есть ссылка для отписки. Чтобы самим остановить напоминания человека, включите Отключить SMS или Отключить электронную почту на его вкладке поставщика в разделе Пользователи → Управлять (см. Гиды и водители).
Напоминания в TourTask Crew
Внизу страницы в блоке TourTask Crew есть две настройки приложения TourTask Crew. Они бесплатны.
- Напоминать экипажу начать тур: за время, заданное в поле За сколько минут до начала тура (30, пока вы его не измените), телефон каждого члена экипажа просит начать тур. Каждый может отключить эти напоминания в приложении.
- Показывать, где находится экипаж: ваш офис видит экипаж на карте Карта экипажа (см. передачу местоположения).
Частые вопросы
У него нет работы на следующий день, он отписался от писем с напоминаниями или у него включено Отключить SMS или Отключить электронную почту. Чтобы отправить расписание сейчас, используйте Уведомить поставщика в операционном календаре.
Нет: оно всегда охватывает следующий день. Уведомить поставщика отправляет до 30 дней за раз.