Como pôr o assistente de IA a responder ao e-mail da sua empresa
Os e-mails dos clientes para o seu endereço, como info@suaempresa.com, chegam como conversas à Caixa de entrada, e o assistente responde-lhes. A sua caixa de correio continua a receber todos os e-mails como antes.
Ligar o seu endereço
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Indique o endereço
Vá a Relações com o cliente → Mensagens → Canais e, em E-mail, clique em Conectar endereço de e-mail. Em Endereço de e-mail, indique o endereço para onde os clientes escrevem e, se quiser, um Nome de exibição. Clique em Conectar.
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Encaminhe uma cópia
No seu fornecedor de e-mail, adicione uma regra que encaminhe uma cópia de cada e-mail recebido para o endereço indicado em O seu endereço de receção TourTask. A janela de configuração mostra como fazê-lo no Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 e cPanel, e indica Encaminhamento verificado quando o e-mail de teste do TourTask tiver voltado através da regra.
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Adicione o registo DNS (recomendado)
Onde o DNS do seu domínio é gerido, adicione o registo TXT que a janela mostra (Host, Tipo e Valor) e clique em Verificar DNS. A partir daí, as respostas saem do seu próprio endereço; até lá, saem de um endereço do TourTask com o nome da sua empresa.
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Ative-o
Escolha os destinatários de Cópia das respostas da IA e de Alertar quando for necessária uma pessoa, e se quer Copiar conversas para a sua caixa de correio. Ative Habilitado e clique em Concluído: um endereço novo não responde a nada enquanto não o fizer.
Crie a regra com a ação «Redirecionar a mensagem para» e o seu endereço de receção. Uma regra de encaminhamento põe o seu próprio endereço no lugar do endereço do cliente, pelo que o assistente não lhe consegue responder, e mesmo assim o encaminhamento aparece como verificado.
O seu endereço na página Canais
Cada endereço ligado mostra o respetivo estado. Gerenciar volta a abrir a janela de configuração.
| Estado | O que significa |
|---|---|
| Aguardando encaminhamento | A regra de encaminhamento ainda não foi verificada. Clique em Configurar para terminar. |
| Envia de um endereço TourTask | O encaminhamento funciona. As respostas saem de um endereço do TourTask com o nome da sua empresa. |
| Envia como o seu endereço | O registo DNS está configurado. As respostas saem do seu próprio endereço. |
| Registro DNS ausente | O registo já não é encontrado. As respostas saem do endereço do TourTask até o repor. |
O que o assistente faz com o e-mail
- Todos os e-mails de um cliente formam uma só conversa, por isso responde tendo em conta todo o histórico.
- Escreve e-mails como deve ser, com saudação, despedida e tabelas para preços ou horários, com o logótipo e o nome da sua empresa.
- Responde a partir do endereço para onde o cliente escreveu.
- Nunca responde a respostas automáticas de ausência, newsletters, e-mails devolvidos nem convites de calendário.
- Não lê anexos: a conversa guarda apenas o texto do e-mail.
Perguntas frequentes
Sim. A regra encaminha uma cópia, e a sua caixa de correio guarda tudo como antes. Com Copiar conversas para a sua caixa de correio ativado, as respostas também são copiadas para lá.
Sim. Cada endereço é um canal próprio.
Desative o interruptor Habilitado do endereço na página Canais. Os e-mails que chegam enquanto está desativado não recebem resposta nem aparecem na Caixa de entrada, nem mesmo mais tarde; ficam na sua caixa de correio.