Zo beantwoord je klantberichten in Postvak IN van TourTask
Klantenrelaties → Berichten → Postvak IN bevat de gesprekken uit Websitechat, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram en e-mail. De AI-assistent antwoordt eerst; jij grijpt in als een gesprek een mens nodig heeft.
De gesprekken vinden die jou nodig hebben
- Actief, Gesloten en Spam verdelen de gesprekken.
- AI-afgehandelde verbergen staat aan wanneer Postvak IN opent en laat de gesprekken weg die de assistent zelf afhandelt. Een gesprek verschijnt zodra de assistent om een mens vraagt.
- Een gesprek dat op een mens wacht, toont Open en valt op in de lijst. De assistent blijft erin antwoorden tot iemand het overneemt.
- Het rode getal bij Postvak IN in het menu telt de gesprekken die op een mens wachten, plus die van jou met ongelezen berichten.
- Laat Beschikbaar aanstaan terwijl je antwoordt: je websitechat toont bezoekers dan We zijn online.
Een gesprek beantwoorden
- 1
Open het gesprek
Klik op het gesprek. Als de assistent het heeft overgedragen, staat in een Overdrachtssamenvatting wat de klant wil, wat de assistent heeft geprobeerd en wat de volgende stap is.
- 2
Neem het over
Klik op Overnemen. De assistent antwoordt niet meer in dit gesprek en het antwoordvak gaat open. Bij een gesprek van een collega maakt Overnemen het gesprek van jou.
- 3
Antwoord
Typ je bericht en verstuur het. Het bereikt de klant via het kanaal waarop die schreef.
In een websitechat wordt het grijze vinkje bij je antwoord groen zodra de bezoeker het heeft gezien.
Overdragen, sluiten of als spam markeren
- Overdragen geeft een gesprek dat jij hebt aan een collega. Collega’s die nu online zijn, zijn groen gemarkeerd.
- Gesprek sluiten beëindigt het. Een websitebezoeker kan dan een nieuw gesprek beginnen. Op de andere kanalen opent het volgende bericht van de klant het weer, en de assistent antwoordt opnieuw tot iemand het overneemt.
- Als spam markeren zet het in Spam en legt de assistent erin het zwijgen op. Geen spam maakt dat ongedaan.
Wie de klant is
Klik bovenaan het gesprek op de naam van de klant. De kaart toont het kanaal waarop de klant schreef, het eerste contact en wat het kanaal TourTask over de klant vertelt:
Websitechat
De naam, het e-mailadres en het telefoonnummer die bij het starten van de chat zijn opgegeven.
De profielnaam en het telefoonnummer.
Messenger
De naam en profielfoto. Messenger deelt geen e-mailadres of telefoonnummer.
De @gebruikersnaam, naam en profielfoto.
Telegram
De naam of @gebruikersnaam.
De naam en het e-mailadres.
Een e-mailadres of telefoonnummer dat de klant later aan de assistent geeft, wordt ook toegevoegd. Naast een e-mailadres stuur je de klant met E-mail verzenden een e-mail vanuit TourTask.
Veelgestelde vragen
Nee. Zodra iemand het heeft overgenomen, antwoordt alleen je team. Nadat je het hebt gesloten, opent het volgende bericht van de klant via WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram of e-mail het weer, en antwoordt de assistent opnieuw.
WhatsApp, Messenger en Instagram bezorgen je antwoord alleen binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant. Zie Berichtenapps.