Zo laat je de AI-assistent je zakelijke e-mail beantwoorden
E-mails van klanten aan je adres, zoals info@jouwbedrijf.com, komen als gesprekken binnen in Postvak IN, en de assistent beantwoordt ze. Je mailbox blijft alle e-mails ontvangen zoals voorheen.
Je adres koppelen
- 1
Vul het adres in
Ga naar Klantenrelaties → Berichten → Kanalen en klik onder E-mail op E-mailadres koppelen. Vul bij E-mailadres het adres in waar klanten naartoe schrijven en, als je wilt, een Weergavenaam. Klik op Verbinden.
- 2
Stuur een kopie door
Voeg bij je mailprovider een regel toe die een kopie van elke binnenkomende e-mail doorstuurt naar het adres bij Uw TourTask-ontvangstadres. De wizard laat zien hoe dat gaat bij Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 en cPanel, en meldt Doorsturen geverifieerd zodra de test-e-mail van TourTask via de regel is teruggekomen.
- 3
Voeg het DNS-record toe (aanbevolen)
Voeg op de plek waar de DNS van je domein wordt beheerd het TXT-record toe dat de wizard toont (Host, Type en Waarde) en klik op DNS controleren. Antwoorden gaan dan vanaf je eigen adres de deur uit; tot die tijd komen ze van een TourTask-adres met de naam van je bedrijf.
- 4
Zet het adres aan
Kies de ontvangers van Kopie van AI-antwoorden en Waarschuwen wanneer een mens nodig is, en of je Gesprekken naar uw mailbox kopiëren aanzet. Zet Ingeschakeld aan en klik op Klaar: een nieuw adres beantwoordt niets tot je dat doet.
Maak de regel met de actie ‘Het bericht omleiden naar’ en je ontvangstadres. Een doorstuurregel zet je eigen adres op de plaats van dat van de klant, zodat de assistent de klant niet kan antwoorden, terwijl het doorsturen toch als geverifieerd wordt getoond.
Je adres op de pagina Kanalen
Elk gekoppeld adres toont zijn status. Beheren opent de wizard opnieuw.
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Wachten op doorsturen | De doorstuurregel is nog niet geverifieerd. Klik op Instellen om af te ronden. |
| Verzendt vanaf TourTask-adres | Het doorsturen werkt. Antwoorden komen van een TourTask-adres met de naam van je bedrijf. |
| Verzendt als uw adres | Het DNS-record staat goed. Antwoorden komen van je eigen adres. |
| DNS-record ontbreekt | Het record is niet meer te vinden. Antwoorden komen van het TourTask-adres tot je het herstelt. |
Wat de assistent met e-mail doet
- Alle e-mails van één klant vormen één gesprek, dus hij antwoordt met de hele geschiedenis in gedachten.
- Hij schrijft echte e-mails, met een aanhef, een afsluiting en tabellen voor prijzen of schema’s, onder het logo en de naam van je bedrijf.
- Hij antwoordt vanaf het adres waar de klant naartoe schreef.
- Hij beantwoordt nooit afwezigheidsberichten, nieuwsbrieven, onbestelbare e-mails of agenda-uitnodigingen.
- Hij leest geen bijlagen: het gesprek bevat alleen de tekst van de e-mail.
Veelgestelde vragen
Ja. De regel stuurt een kopie door, en je mailbox houdt alles zoals voorheen. Staat Gesprekken naar uw mailbox kopiëren aan, dan worden ook de antwoorden daarheen gekopieerd.
Ja. Elk adres is een eigen kanaal.
Zet op de pagina Kanalen de schakelaar Ingeschakeld van het adres uit. E-mails die binnenkomen terwijl hij uit staat, worden niet beantwoord en verschijnen niet in Postvak IN, ook later niet; ze blijven in je mailbox.