Comment s'inscrire sur Civitatis et connecter TourTask

Civitatis, fondée à Madrid en 2008, est la première place de marché de circuits et d'activités en espagnol et en portugais. Ses voyageurs viennent surtout d'Espagne, du Portugal et d'Amérique latine, et réservent dans leur propre langue.

Civitatis n'a pas de frais fixes : elle prend sur chaque réservation une commission convenue avec vous. Elle se connecte à TourTask via OCTO : elle réserve donc sur vos disponibilités et vos prix en direct, et ses réservations arrivent dans TourTask avec toutes les autres.

Civitatis ne publie pas le même circuit de deux prestataires. Elle refuse la plupart des candidatures, surtout quand une destination a déjà assez de circuits de ce type. Proposez donc ce qui lui manque :

• ✓Cherchez votre destination sur civitatis.com et regardez ce qui s'y vend déjà.
• ✓Si votre circuit y est déjà, proposez ce qu'elle n'a pas : un autre itinéraire, une version privée, un autre horaire ou une combinaison avec une autre activité.
• ✓Guidez-le en espagnol ou en portugais si vous le pouvez, et non comme une langue parmi d'autres : les voyageurs de Civitatis veulent un circuit dans leur langue.

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   Ouvrez le formulaire d'inscription : civitatis.com/fr/prestataires/inscription. Il existe aussi en anglais, en espagnol, en portugais et en italien.

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   Remplissez Vos identifiants d'accès et Renseignements sur l'entreprise.

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   Dans Services proposés, ajoutez vos destinations dans Destinations Civitatis dans lesquelles vous opérez. Décrivez chaque circuit dans Services que vous souhaitez commercialiser, en disant ce qui le rend différent.

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   Répondez à Type de service, Minimum de participants et Annulation gratuite jusqu'à comme vous vendez vos circuits aujourd'hui, et cochez les langues de vos guides dans Langue(s) des services proposés.

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   Sous Utilisez-vous un software de gestion ?, choisissez Oui (1). Puis, sous Lequel ?, choisissez Octo (Ventrata, Peek, Xola...) (2).

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   Dans Commission sur le prix de vente au public de Civitatis (%), saisissez la commission que vous proposez à Civitatis sur chaque réservation. Notez le taux convenu : TourTask en a besoin plus tard.

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   Cochez la case des conditions générales et de développement durable, puis cliquez sur Soumettre l'inscription.

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   L'équipe produit de Civitatis examine votre demande. Le délai dépend de la destination et du type de circuit : connectez-vous à l'espace prestataires de Civitatis pour voir où elle en est.

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   Une fois votre demande acceptée, validez votre inscription en ligne et acceptez les conditions générales de collaboration de Civitatis. Civitatis vous demande ensuite le certificat de votre entreprise, une attestation de titulaire du compte bancaire et la preuve de votre assurance responsabilité civile.

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   Envoyez à Civitatis vos descriptions, photos et horaires : Civitatis rédige vos fiches d'activité à partir de ce que vous envoyez.

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   Allez dans Gestionnaire de canaux → Agences de voyages en ligne → Civitatis et cliquez sur Commencer à intégrer.

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   Choisissez Générer la clé API dans le menu ⋮ de la page et copiez la clé API : elle ne s'affiche qu'une fois.

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   Envoyez la clé à votre contact chez Civitatis en précisant que votre système de réservation est TourTask. Civitatis connecte votre compte et relie ses activités à vos produits TourTask.

• Sur la page Civitatis, dans Tarification des produits, activez l'interrupteur au début de la ligne de chaque circuit et forfait que vous y vendez. Les nouveaux circuits et forfaits sont désactivés au départ.
• Chaque produit a une option par défaut. Pour vendre aussi une autre variante, comme une autre langue ou un autre point de prise en charge, ajoutez une option via Gérer, dans le menu ⋮ du produit sur la page Agences de voyages en ligne.
• Aucun module complémentaire n'est proposé à Civitatis en supplément. Pour en vendre un, ajoutez une option qui l'inclut : son prix fait alors partie de celui de l'option.
• Un forfait est un seul produit sur Civitatis : une réservation du forfait réserve tous ses circuits ensemble.
• Quand Civitatis vous demande quel produit et quelle option TourTask correspondent à chacune de ses activités, envoyez-lui leurs codes : Copier le code, dans le menu ⋮ de la ligne, les copie.

TourTask envoie vos prix à Civitatis : vous ne les saisissez jamais chez Civitatis.

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   Sur la page Civitatis, sous Tarifs généraux, saisissez le taux convenu dans Commission Civitatis.

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   Gardez Couvrir la commission ou choisissez Majoration personnalisée : voir Prix par canal.

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   Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.

Les prix arrivent chez Civitatis dans votre devise de vente TourTask.

• Civitatis bloque les places pendant que le voyageur paie. Un blocage jamais confirmé expire et libère ses places, sans que personne en soit averti.
• Un circuit qui demande votre confirmation reste réservable sur Civitatis, et ses réservations arrivent en attente. Cliquez sur Accepter ou Refuser sur la page de chaque réservation avant la date limite de réservation, sinon TourTask la refuse et vous prévient par e-mail.
• Civitatis peut annuler une réservation confirmée jusqu'au début du circuit, avec le remboursement prévu par votre politique d'annulation.
• Quand Civitatis teste la connexion, ses réservations sont des réservations de test : elles occupent leurs places et figurent dans vos réservations, mais personne n'en est averti.