Comment intégrer Civitatis avec TourTask

Fondée à Madrid en 2008, Civitatis est la première place de marché en ligne de visites guidées, d'excursions et d'activités en espagnol et en portugais. Elle propose des dizaines de milliers d'activités dans des milliers de destinations à travers le monde, et ses voyageurs, venus surtout d'Espagne, du Portugal et d'Amérique latine, les réservent dans leur propre langue.

Pour les opérateurs, Civitatis ouvre la porte aux voyageurs hispanophones et lusophones. Civitatis se connecte à TourTask via OCTO, le standard ouvert de réservation de visites et d'activités : la plateforme lit vos disponibilités et vos prix en direct dans TourTask, et chaque réservation Civitatis arrive dans le même calendrier que vos ventes directes, pour ne jamais survendre.

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   Rendez-vous sur ce lien pour vous inscrire en tant que fournisseur d'activités sur Civitatis :

   www.civitatis.com/en/providers/

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   Remplissez la demande d'inscription. L'équipe Civitatis vous contacte ensuite pour confirmer vos informations et, une fois votre compte configuré, vous vous connectez à l'espace fournisseurs de Civitatis depuis la même page.

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   Si vous n'avez pas encore activé Civitatis dans votre panneau TourTask, vous pouvez le faire en allant dans Gestionnaire de canaux > Agences de voyages en ligne > Civitatis et en cliquant sur Commencer l'intégration.

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   Civitatis se connecte à TourTask avec une clé API. Dans Gestionnaire de canaux > Agences de voyages en ligne > Civitatis, ouvrez le menu et choisissez Générer une clé API, puis copiez la clé : elle n'est affichée qu'une seule fois. Si vous la perdez, choisissez Renouveler la clé API dans le même menu pour en obtenir une nouvelle. L'ancienne clé cesse aussitôt de fonctionner : transmettez donc tout de suite la nouvelle à Civitatis.

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   Toutes vos visites et forfaits sont disponibles dans le catalogue de produits partagé sous Gestionnaire de canaux > Agences de voyages en ligne, regroupés en visites (par catégorie) et forfaits — prêts à être connectés à Civitatis.

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   Activez les produits que vous souhaitez vendre sur Civitatis. Dans Gestionnaire de canaux > Agences de voyages en ligne > Civitatis, chaque circuit et forfait dispose d'un interrupteur Vendre sur Civitatis, et seuls les produits que vous activez sont proposés à Civitatis. Les nouveaux circuits et forfaits sont désactivés au départ : revenez les activer, car un produit désactivé est invisible pour Civitatis.

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   Chaque produit est déjà accompagné d'une option par défaut. Vous n'ajoutez des options supplémentaires que lorsque vous souhaitez vendre une variation qui diffère de la valeur par défaut — par exemple une variante de visite différente (telle qu'une autre langue ou un autre point de prise en charge), ou une version qui inclut des suppléments optionnels. Pour en ajouter une, cliquez sur l'icône en forme de stylo sur le produit dans le catalogue et ajoutez vos options. Si une visite n'a qu'une seule variante et aucun supplément, il n'y a rien de plus à configurer.

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   Un forfait est proposé à Civitatis comme un produit unique. Quand Civitatis le réserve, tous ses circuits sont réservés ensemble dans une seule réservation.

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   Aucun module complémentaire n'est proposé à Civitatis en supplément. Pour vendre sur Civitatis un circuit avec un module complémentaire, ajoutez au produit une option qui l'inclut : le module complémentaire fait alors partie du prix de cette option.

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   Transmettez votre clé API à Civitatis. Civitatis l'utilise pour se connecter à votre compte TourTask, puis connecte vos produits de son côté.

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   Civitatis relie chacune de vos activités sur Civitatis à un produit et à une option TourTask. Si Civitatis vous demande quelle activité correspond à quel produit, donnez-lui leurs codes : Copier le code, dans le menu d'un produit sur la page Civitatis, copie les codes de produit et d'option.

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   Une fois que Civitatis a connecté vos produits, la plateforme lit vos disponibilités et vos prix en direct dans TourTask, et chaque réservation Civitatis apparaît automatiquement dans votre calendrier TourTask.

TourTask envoie vos prix à Civitatis automatiquement, de sorte que vous ne saisissez jamais de prix manuellement dans le portail Civitatis et qu'ils restent toujours synchronisés. Vous décidez de ce que Civitatis facture depuis Gestionnaire de canaux > Agences de voyages en ligne > Civitatis, à l'aide de trois paramètres :

• Commission Civitatis. Saisissez la commission que Civitatis vous facture. Par défaut, TourTask utilise Couvrir la commission, qui augmente automatiquement le prix envoyé à Civitatis juste assez pour que, après déduction de leur commission, vous receviez toujours votre prix TourTask normal.
• Une majoration pour toutes les visites. Si vous préférez définir votre propre marge, passez à Majoration personnalisée et saisissez un seul pourcentage. Il est ajouté à chaque visite que vous vendez sur Civitatis — par exemple pour afficher un prix légèrement plus élevé sur Civitatis que sur votre propre site web.
• Remplacements de prix par produit. Vous pouvez affiner des produits individuels dans la section Tarification des produits en définissant un pourcentage de majoration différent pour une visite ou un forfait spécifique. Tout produit sans remplacement conserve le paramètre du canal défini ci-dessus.

Les prix sont envoyés à Civitatis dans votre devise de vente TourTask.

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   Civitatis bloque d'abord les places et le prix pendant que le voyageur paie, puis confirme la réservation. Personne n'est averti tant qu'une réservation est seulement bloquée. Un blocage jamais confirmé expire, et ses places sont libérées environ une minute après son expiration ; un blocage ne dure jamais au-delà de la date limite de réservation.

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   Contrairement à Viator et GetYourGuide, un circuit en confirmation manuelle reste réservable sur Civitatis : ses réservations arrivent en attente, et vous répondez à chacune avec Accepter ou Refuser sur sa page de réservation. Une réservation en attente à laquelle vous n'avez pas répondu avant la date limite de réservation du circuit est refusée automatiquement, et votre entreprise reçoit un e-mail qui le signale.

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   Civitatis peut annuler une réservation confirmée jusqu'au début du circuit, avec le remboursement prévu par votre politique d'annulation.

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   Quand Civitatis teste sa connexion avec votre compte, les réservations créées sont des réservations de test : elles occupent leurs places et apparaissent dans vos réservations comme les autres, mais personne n'en est averti.