So lässt du den KI-Assistenten deine geschäftlichen E-Mails beantworten
Kunden-E-Mails an deine Adresse, etwa info@deinefirma.com, kommen als Gespräche im Posteingang an, und der Assistent beantwortet sie. Dein Postfach empfängt weiterhin jede E-Mail wie bisher.
Deine Adresse verbinden
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Die Adresse eingeben
Gehe zu Kundenbeziehungen → Nachrichten → Kanäle und klicke unter E-Mail auf E-Mail-Adresse verbinden. Trage unter E-Mail-Adresse die Adresse ein, an die deine Kunden schreiben, und, wenn du möchtest, unter Anzeigename einen Namen. Klicke auf Verbinden.
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Eine Kopie weiterleiten
Lege bei deinem E-Mail-Anbieter eine Regel an, die eine Kopie jeder eingehenden E-Mail an die Adresse unter Ihre TourTask-Empfangsadresse weiterleitet. Das Einrichtungsfenster zeigt, wie das bei Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 und cPanel geht, und meldet Weiterleitung bestätigt, sobald die Test-E-Mail von TourTask über die Regel zurückgekommen ist.
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Den DNS-Eintrag anlegen (empfohlen)
Lege dort, wo das DNS deiner Domain verwaltet wird, den TXT-Eintrag an, den das Fenster zeigt (Host, Typ und Wert), und klicke auf DNS prüfen. Danach gehen Antworten von deiner eigenen Adresse aus; bis dahin kommen sie von einer TourTask-Adresse mit dem Namen deiner Firma.
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Die Adresse einschalten
Wähle die Empfänger für Kopie der KI-Antworten und Benachrichtigen, wenn ein Mensch benötigt wird, und entscheide, ob du Unterhaltungen in Ihr Postfach kopieren einschaltest. Schalte Aktiviert ein und klicke auf Fertig: Eine neue Adresse beantwortet nichts, bevor du das tust.
Lege die Regel mit der Aktion „Nachricht umleiten an“ und deiner Empfangsadresse an. Eine Weiterleiten-Regel setzt deine eigene Adresse an die Stelle der Kundenadresse, sodass der Assistent dem Kunden nicht antworten kann, und trotzdem wird die Weiterleitung als bestätigt angezeigt.
Deine Adresse auf der Seite Kanäle
Jede verbundene Adresse zeigt ihren Status. Verwalten öffnet das Einrichtungsfenster erneut.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Warten auf Weiterleitung | Die Weiterleitungsregel ist noch nicht bestätigt. Klicke auf Einrichten, um die Einrichtung abzuschließen. |
| Sendet von TourTask-Adresse | Die Weiterleitung funktioniert. Antworten kommen von einer TourTask-Adresse mit dem Namen deiner Firma. |
| Sendet als Ihre Adresse | Der DNS-Eintrag ist vorhanden. Antworten kommen von deiner eigenen Adresse. |
| DNS-Eintrag fehlt | Der Eintrag ist nicht mehr auffindbar. Antworten kommen von der TourTask-Adresse, bis du ihn wiederherstellst. |
Was der Assistent mit E-Mails macht
- Alle E-Mails eines Kunden bilden ein Gespräch, daher antwortet er mit dem ganzen Verlauf im Blick.
- Er schreibt richtige E-Mails, mit Anrede, Grußformel und Tabellen für Preise oder Zeitpläne, unter dem Logo und dem Namen deiner Firma.
- Er antwortet von der Adresse, an die der Kunde geschrieben hat.
- Abwesenheitsnotizen, Newsletter, unzustellbare E-Mails und Kalendereinladungen beantwortet er nie.
- Anhänge liest er nicht: Das Gespräch enthält nur den Text der E-Mail.
Häufige Fragen
Ja. Die Regel leitet eine Kopie weiter, und dein Postfach behält alles wie bisher. Ist Unterhaltungen in Ihr Postfach kopieren eingeschaltet, landen auch die Antworten dort.
Ja. Jede Adresse ist ein eigener Kanal.
Schalte auf der Seite Kanäle den Schalter Aktiviert der Adresse aus. E-Mails, die eingehen, während er aus ist, werden weder beantwortet noch im Posteingang angezeigt, auch später nicht; sie bleiben in deinem Postfach.