Как поручить ИИ-ассистенту отвечать на почту вашей компании
Письма клиентов на ваш адрес, например info@yourbusiness.com, попадают в раздел Входящие как разговоры, и ассистент на них отвечает. Ваш почтовый ящик по-прежнему получает все письма, как и раньше.
Подключение адреса
- 1
Введите адрес
Откройте Отношения с клиентами → Сообщения → Каналы и в блоке Электронная почта нажмите Подключить адрес электронной почты. В поле Адрес электронной почты введите адрес, на который пишут клиенты, и при желании Отображаемое имя. Нажмите Подключить.
- 2
Настройте пересылку копии
У своего почтового провайдера добавьте правило, которое пересылает копию каждого входящего письма на адрес из поля Ваш адрес приёма TourTask. Окно настройки показывает, как это сделать в Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 и cPanel, и сообщает Пересылка подтверждена, когда тестовое письмо TourTask вернётся через это правило.
- 3
Добавьте DNS-запись (рекомендуется)
Там, где управляется DNS вашего домена, добавьте TXT-запись, которую показывает окно (Хост, Тип и Значение), и нажмите Проверить DNS. После этого ответы уходят с вашего собственного адреса; до тех пор они приходят с адреса TourTask с названием вашей компании.
- 4
Включите адрес
Выберите получателей в блоках Копии ответов ИИ и Оповещать, когда нужен человек и решите, включать ли Копировать переписку в ваш почтовый ящик. Включите переключатель Включено и нажмите Готово: пока вы этого не сделаете, новый адрес ни на что не отвечает.
Создайте правило с действием «Перенаправить сообщение» на ваш адрес приёма. Правило пересылки подставляет ваш собственный адрес вместо адреса клиента, поэтому ассистент не может ему ответить, хотя пересылка всё равно отображается как подтверждённая.
Ваш адрес на странице «Каналы»
У каждого подключённого адреса отображается его статус. Управлять снова открывает окно настройки.
| Статус | Что это значит |
|---|---|
| Ожидание пересылки | Правило пересылки ещё не подтверждено. Нажмите Настроить, чтобы завершить настройку. |
| Отправляет с адреса TourTask | Пересылка работает. Ответы приходят с адреса TourTask с названием вашей компании. |
| Отправляет с вашего адреса | DNS-запись на месте. Ответы приходят с вашего собственного адреса. |
| Отсутствует DNS-запись | Запись больше не удаётся найти. Ответы приходят с адреса TourTask, пока вы её не восстановите. |
Что ассистент делает с письмами
- Все письма одного клиента собираются в один разговор, поэтому ассистент отвечает с учётом всей истории.
- Он пишет полноценные письма с приветствием, подписью и таблицами для цен или расписаний, под логотипом и названием вашей компании.
- Он отвечает с того адреса, на который написал клиент.
- Он никогда не отвечает на автоответы об отсутствии, рассылки, недоставленные письма и приглашения в календарь.
- Он не читает вложения: в разговоре есть только текст письма.
Частые вопросы
Да. Правило пересылает копию, а ваш почтовый ящик хранит всё, как раньше. Если включено Копировать переписку в ваш почтовый ящик, туда копируются и ответы.
Да. Каждый адрес — отдельный канал.
Выключите переключатель Включено у адреса на странице «Каналы». Письма, пришедшие, пока он выключен, остаются без ответа и не появляются во «Входящих» — даже позже; они хранятся в вашем почтовом ящике.