Come far rispondere l’assistente IA alle e-mail della tua attività
Le e-mail dei clienti al tuo indirizzo, come info@tuaazienda.com, arrivano come conversazioni nella Posta in arrivo e l’assistente risponde. La tua casella di posta continua a ricevere tutte le e-mail come prima.
Collegare il tuo indirizzo
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Inserisci l’indirizzo
Vai in Relazioni con i clienti → Messaggi → Canali e, sotto E-mail, fai clic su Collega indirizzo e-mail. In Indirizzo e-mail inserisci l’indirizzo a cui scrivono i clienti e, se vuoi, un Nome visualizzato. Fai clic su Collega.
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Inoltra una copia
Nel tuo provider di posta, aggiungi una regola che inoltri una copia di ogni e-mail in arrivo all’indirizzo indicato in Il tuo indirizzo di ricezione TourTask. La procedura guidata mostra come fare con Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 e cPanel, e indica Inoltro verificato quando l’e-mail di prova di TourTask è tornata attraverso la regola.
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Aggiungi il record DNS (consigliato)
Dove viene gestito il DNS del tuo dominio, aggiungi il record TXT mostrato dalla procedura guidata (Host, Tipo e Valore), poi fai clic su Verifica DNS. Da quel momento le risposte partono dal tuo indirizzo; fino ad allora arrivano da un indirizzo TourTask con il nome della tua attività.
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Attivalo
Scegli i destinatari di Copia delle risposte dell'IA e di Avvisa quando serve una persona, e decidi se attivare Copia le conversazioni nella tua casella di posta. Attiva Abilitato e fai clic su Fatto: un indirizzo nuovo non risponde a nulla finché non lo fai.
Crea la regola con l’azione «Reindirizza il messaggio a» e il tuo indirizzo di ricezione. Una regola di inoltro mette il tuo indirizzo al posto di quello del cliente, così l’assistente non può rispondergli, eppure l’inoltro risulta verificato lo stesso.
Il tuo indirizzo nella pagina Canali
Ogni indirizzo collegato mostra il suo stato. Gestisci riapre la procedura guidata.
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| In attesa dell'inoltro | La regola di inoltro non è ancora verificata. Fai clic su Configura per completarla. |
| Invia da un indirizzo TourTask | L’inoltro funziona. Le risposte arrivano da un indirizzo TourTask con il nome della tua attività. |
| Invia come il tuo indirizzo | Il record DNS è a posto. Le risposte arrivano dal tuo indirizzo. |
| Record DNS mancante | Il record non si trova più. Le risposte arrivano dall’indirizzo TourTask finché non lo ripristini. |
Cosa fa l’assistente con le e-mail
- Tutte le e-mail di un cliente formano un’unica conversazione, quindi risponde tenendo conto di tutta la cronologia.
- Scrive e-mail vere e proprie, con saluto iniziale, chiusura e tabelle per prezzi o orari, sotto il logo e il nome della tua attività.
- Risponde dall’indirizzo a cui ha scritto il cliente.
- Non risponde mai a risposte automatiche di assenza, newsletter, e-mail non recapitate o inviti di calendario.
- Non legge gli allegati: la conversazione contiene solo il testo dell’e-mail.
Domande frequenti
Sì. La regola inoltra una copia, e la tua casella di posta conserva tutto come prima. Con Copia le conversazioni nella tua casella di posta attivo, anche le risposte vengono copiate lì.
Sì. Ogni indirizzo è un canale a sé.
Disattiva l’interruttore Abilitato dell’indirizzo nella pagina Canali. Le e-mail che arrivano mentre è disattivato non ricevono risposta e non compaiono nella Posta in arrivo, nemmeno in seguito; restano nella tua casella di posta.