Com fer que l’assistent d’IA respongui el correu de la vostra empresa
Els correus dels clients a la vostra adreça, com ara info@lavostraempresa.com, arriben com a converses a la Safata d’entrada, i l’assistent els respon. La vostra bústia continua rebent tots els correus com abans.
Connectar la vostra adreça
- 1
Introduïu l’adreça
Aneu a Relacions amb els clients → Missatges → Canals i, a l’apartat Adreça electrònica, feu clic a Connecta una adreça electrònica. Al camp Adreça electrònica, escriviu l’adreça a la qual us escriuen els clients i, si voleu, un Nom visible. Feu clic a Connecta.
- 2
Reenvieu-ne una còpia
Al vostre proveïdor de correu, afegiu una regla que reenviï una còpia de cada correu entrant a l’adreça que figura a La vostra adreça de recepció de TourTask. La finestra de configuració explica com fer-ho amb Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 i cPanel, i mostra Reenviament verificat quan el correu de prova de TourTask ha tornat a través de la regla.
- 3
Afegiu el registre DNS (recomanat)
On es gestiona el DNS del vostre domini, afegiu el registre TXT que mostra la finestra (Amfitrió, Tipus i Valor) i feu clic a Comprova el DNS. Aleshores les respostes surten de la vostra pròpia adreça; fins llavors, surten d’una adreça de TourTask amb el nom de la vostra empresa.
- 4
Activeu l’adreça
Trieu els destinataris de Còpia de les respostes de la IA i d’Avisa quan calgui una persona, i si voleu Copia les converses a la vostra bústia. Activeu Activat i feu clic a Fet: una adreça nova no respon res fins que ho feu.
Creeu la regla amb l’acció «Redirigeix el missatge a» i la vostra adreça de recepció. Una regla de reenviament posa la vostra pròpia adreça en lloc de la del client, de manera que l’assistent no li pot respondre, però el reenviament apareix igualment com a verificat.
La vostra adreça a la pàgina Canals
Cada adreça connectada mostra el seu estat. Gestiona torna a obrir la finestra de configuració.
| Estat | Què vol dir |
|---|---|
| S’està esperant el reenviament | La regla de reenviament encara no s’ha verificat. Feu clic a Configura per acabar. |
| S’envia des d’una adreça de TourTask | El reenviament funciona. Les respostes surten d’una adreça de TourTask amb el nom de la vostra empresa. |
| S’envia com la vostra adreça | El registre DNS és al seu lloc. Les respostes surten de la vostra pròpia adreça. |
| Falta el registre DNS | El registre ja no es troba. Les respostes surten de l’adreça de TourTask fins que el restabliu. |
Què fa l’assistent amb el correu
- Tots els correus d’un mateix client formen una sola conversa, així que respon tenint en compte tot l’historial.
- Escriu correus com cal, amb salutació, comiat i taules per a preus o horaris, amb el logotip i el nom de la vostra empresa.
- Respon des de l’adreça a la qual ha escrit el client.
- No respon mai les respostes automàtiques d’absència, els butlletins, els correus retornats ni les invitacions de calendari.
- No llegeix els fitxers adjunts: la conversa només conté el text del correu.
Preguntes freqüents
Sí. La regla en reenvia una còpia, i la vostra bústia ho conserva tot com abans. Amb Copia les converses a la vostra bústia activat, les respostes també s’hi copien.
Sí. Cada adreça és un canal independent.
Desactiveu l’interruptor Activat de l’adreça a la pàgina Canals. Els correus que arriben mentre està desactivat no es responen ni apareixen a la Safata d’entrada, ni tan sols més tard; es queden a la vostra bústia.