Hoe je Civitatis integreert met TourTask

Civitatis, in 2008 opgericht in Madrid, is de toonaangevende online marktplaats voor rondleidingen, excursies en activiteiten in het Spaans en Portugees. Het biedt tienduizenden activiteiten op duizenden bestemmingen over de hele wereld aan, en de reizigers, vooral uit Spanje, Portugal en Latijns-Amerika, boeken ze in hun eigen taal.

Voor operators opent Civitatis de deur naar Spaans- en Portugeestalige reizigers. Civitatis maakt verbinding met TourTask via OCTO, de open standaard voor het boeken van tours en activiteiten: het leest je live beschikbaarheid en prijzen uit TourTask, en elke Civitatis-boeking komt in dezelfde agenda terecht als je directe verkopen, zodat je nooit overboekt.

1. 1

   Ga naar deze link om je aan te melden als activiteitsleverancier bij Civitatis:

   www.civitatis.com/en/providers/

2. 2

   Vul de registratieaanvraag in. Het Civitatis-team neemt daarna contact met je op om je gegevens te bevestigen, en zodra je account is ingericht, log je via dezelfde pagina in op de leveranciersomgeving van Civitatis.

1. 1

   Als je Civitatis nog niet hebt geactiveerd in je TourTask-paneel, dan kun je dit doen door naar Kanaalbeheerder > Online reisbureaus > Civitatis te gaan en op Begin met integreren te klikken.

2. 2

   Civitatis maakt verbinding met TourTask via een API-sleutel. Open in Kanaalbeheerder > Online reisbureaus > Civitatis het menu, kies API-sleutel genereren en kopieer de sleutel: die wordt maar één keer getoond. Ben je hem kwijt, kies dan in hetzelfde menu API-sleutel roteren voor een nieuwe. De oude sleutel werkt dan meteen niet meer, dus geef Civitatis direct de nieuwe.

1. 1

   Al je tours en pakketten zijn beschikbaar in de gedeelde productcatalogus onder Kanaalbeheerder > Online reisbureaus, gegroepeerd als tours (per categorie) en pakketten — klaar om aan Civitatis te koppelen.

2. 2

   Zet de producten aan die je op Civitatis wilt verkopen. In Kanaalbeheerder > Online reisbureaus > Civitatis heeft elke tour en elk pakket een schakelaar Verkopen op Civitatis, en alleen de producten die je aanzet worden aan Civitatis aangeboden. Nieuwe tours en pakketten staan eerst uit, dus kom terug om ze aan te zetten: een product dat uit staat, is onzichtbaar voor Civitatis.

3. 3

   Elk product wordt al geleverd met een standaardoptie. Je voegt alleen extra opties toe wanneer je een variant wilt verkopen die afwijkt van de standaard — bijvoorbeeld een andere tourvariant (zoals een andere taal of ophaalpunt), of een versie die optionele add-ons bevat. Om er een toe te voegen, klik je op het pen-icoon op het product in de catalogus en voeg je je opties toe. Als een tour slechts één variant heeft en geen add-ons, is er niets extra in te stellen.

4. 4

   Een pakket wordt aan Civitatis aangeboden als één product. Boekt Civitatis het, dan worden alle tours ervan samen in één boeking geboekt.

5. 5

   Aan Civitatis worden geen uitbreidingen als extra's aangeboden. Wil je op Civitatis een tour met een uitbreiding verkopen, geef het product dan een optie die de uitbreiding bevat: de uitbreiding zit dan in de prijs van die optie.

1. 1

   Geef je API-sleutel aan Civitatis. Civitatis gebruikt die om verbinding te maken met je TourTask-account en koppelt daarna je producten aan zijn kant.

2. 2

   Civitatis koppelt elk van je activiteiten op Civitatis aan een TourTask-product en -optie. Vraagt Civitatis welke bij welke hoort, geef dan de codes door: Code kopiëren, in het menu van een product op de Civitatis-pagina, kopieert de product- en optiecodes.

3. 3

   Zodra Civitatis je producten heeft gekoppeld, leest Civitatis je live beschikbaarheid en prijzen uit TourTask, en verschijnt elke Civitatis-boeking automatisch in je TourTask-agenda.

TourTask verzendt je prijzen automatisch naar Civitatis, zodat je nooit handmatig prijzen in de Civitatis-portal hoeft in te voeren en ze altijd gesynchroniseerd blijven. Je bepaalt wat Civitatis rekent vanuit Kanaalbeheerder > Online reisbureaus > Civitatis, met behulp van drie instellingen:

• Civitatis-commissie. Voer de commissie in die Civitatis je in rekening brengt. Standaard gebruikt TourTask Commissie dekken, waarmee de prijs die naar Civitatis wordt verzonden automatisch net genoeg wordt verhoogd zodat je, nadat hun commissie is afgetrokken, nog steeds je normale TourTask-prijs ontvangt.
• Een opslag voor alle tours. Als je liever je eigen marge instelt, schakel dan over naar Aangepaste opslag en voer één percentage in. Het wordt toegevoegd aan elke tour die je op Civitatis verkoopt — bijvoorbeeld om op Civitatis iets hoger aan te bieden dan op je eigen website.
• Prijsoverschrijvingen per product. Je kunt afzonderlijke producten verfijnen in het gedeelte Productprijzen door een ander opslagpercentage in te stellen voor een specifieke tour of een specifiek pakket. Elk product zonder overschrijving behoudt de bovenstaande kanaalbrede instelling.

Prijzen worden in je TourTask-verkoopvaluta naar Civitatis verzonden.

1. 1

   Civitatis houdt eerst de plaatsen en de prijs vast terwijl de reiziger betaalt, en bevestigt daarna de boeking. Zolang een boeking alleen is vastgehouden, krijgt niemand een melding. Een reservering die nooit wordt bevestigd verloopt, en de plaatsen komen ongeveer een minuut daarna weer vrij; een reservering duurt nooit langer dan de boekingslimiet.

2. 2

   Anders dan bij Viator en GetYourGuide blijft een tour met handmatige bevestiging boekbaar op Civitatis: de boekingen komen binnen als in afwachting, en je kiest op de boekingspagina van elke boeking Accepteren of Afwijzen. Een boeking in afwachting die je niet vóór de boekingslimiet van de tour hebt beantwoord, wordt automatisch afgewezen, en je bedrijf krijgt daarover een e-mail.

3. 3

   Civitatis kan een bevestigde boeking annuleren tot de tour begint, met de terugbetaling die je annuleringsbeleid geeft.

4. 4

   Als Civitatis de koppeling met je account test, zijn de boekingen die daarbij worden gemaakt testboekingen: ze bezetten hun plaatsen en staan net als elke andere boeking bij je boekingen, maar niemand krijgt er een melding over.