Control de distancia de vehículos con lecturas del odómetro
El control de distancia compara lo que recorre un vehículo entre dos lecturas del odómetro con lo que deberían recorrer sus tours, complementos y trayectos declarados. Un exceso claro revela cuándo se usa un vehículo fuera del trabajo. Solo cuenta lecturas del odómetro, nunca el GPS.
Cómo funciona el control de distancia
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Controla el vehículo
Activa Controlar la distancia en él, en Vehículos.
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Indica las distancias de los tours
Da a cada tour su Distancia prevista, como se explica abajo.
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El equipo registra el odómetro
En TourTask Crew, al empezar cada tour y, si quiere, al terminarlo.
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TourTask compara
La distancia entre dos lecturas se compara con lo que explican los tours, complementos y trayectos que hay entre ellas, más la distancia extra permitida.
Dónde se indica la distancia prevista
La distancia prevista es cuánto recorre un vehículo en un tour, de principio a fin. Sus campos aparecen mientras alguno de tus vehículos tiene control de distancia.
| Dónde | Qué define |
|---|---|
| Editor de tours: Distancia prevista, bajo Duración en cada Horario | La distancia del tour, privado y en grupo |
| Complemento: Distancia extra | Un desvío cuando se reserva el complemento: una vez por reserva privada y una vez por vehículo en un tour en grupo |
| Reserva: Cambiar la distancia prevista | Un tour privado, un ítem personalizado o una salida en grupo |
| Tours → Tours en grupo → Planificación → Editar salidas | Las salidas en grupo seleccionadas |
Deja vacío el valor propio de una reserva o de una salida para que siga el del tour. Un ítem personalizado no tiene tour: dale una distancia en la reserva o, tras 5 mediciones, TourTask usa lo que suelen recorrer los ítems personalizados con ese nombre.
El informe de control de distancia
Ábrelo con Informe de control de distancia en la página Vehículos. Muestra los últimos 30 días, salvo que elijas otro periodo. Lo que requiere tu atención:
| En el informe | Qué hacer |
|---|---|
| Alertas abiertas | Revisa cada alerta y gestiónala (abajo) |
| Lecturas por revisar | Confirma, corrige o anula la lectura (abajo) |
| Lecturas iniciales no registradas | Recuerda al equipo que registre el odómetro al pulsar Iniciar tour |
| Tours sin distancia prevista | Indica la Distancia prevista del tour |
| Distancias recomendadas | Acepta la distancia que realmente recorre un tour (abajo) |
Haz clic en un vehículo para ver su página: lo que recorrió Entre lecturas, y sus Lecturas, Tours y Otros trayectos. Los administradores ven también Por persona: los tours, las lecturas no registradas y las alertas de cada persona.
Gestionar una Divergencia inesperada
Una Divergencia inesperada significa que el vehículo recorrió claramente más de lo que explican sus tours, y más de lo que suelen recorrer esos tours. Aparece en tu tablero de TourTask y se envía por correo a tus Destinatarios de las alertas. Sigue abierta hasta que un administrador la gestiona.
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Abre la alerta
Desde la tarjeta del tablero, o con Abrir el informe en el correo.
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Revísala
Mira las lecturas, sus fotos y los tours que hay entre ellas. Últimos asignados nombra a quien tenía el vehículo antes del mayor intervalo, no a quien lo condujo.
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Márcala
Un administrador elige Marcar como explicada, por ejemplo para un desvío que nadie declaró, o Marcar como uso indebido, con una nota sobre lo que pasó y quién condujo. Una alerta gestionada ya no se puede cambiar.
Una alerta Aprendiendo se refiere a tours medidos menos de 5 veces, y solo se envía por correo si el exceso es grande. Una alerta Por confirmar, generada por una lectura escrita a mano o modificada, se confirma con la siguiente lectura que concuerde, o con Confirmar alerta.
Lecturas por revisar
Una lectura que no encaja con las de alrededor, como una muy por encima de lo que explican los tours, no cuenta para ninguna distancia hasta que un administrador la revisa. En la página del vehículo, un administrador puede elegir:
- Confirmar lectura: el número es correcto.
- Corregir lectura: el odómetro marcaba otro número. El primero queda registrado.
- Anular lectura: deja de contar, y la lectura de su tour se puede volver a registrar.
- Marcar como odómetro nuevo: el odómetro se cambió o se puso a cero.
- Mover a otro vehículo: se tomó en otro vehículo.
Distancias recomendadas
Tras 5 mediciones de un tour, el informe recomienda la distancia que realmente recorre cuando difiere de la indicada: Indicar … o Cambiar a … desde el …. Aceptar la aplica desde la fecha en que cambió la ruta, así que los tours anteriores conservan su distancia. Solo alguien que pueda editar tours puede aceptarla.
Cuando una persona recorre un tour claramente más que las demás, la recomendación se retiene y el informe muestra su Exceso constante.
Lecturas y trayectos añadidos por el personal
En la página de un vehículo con control de distancia, cualquiera con acceso a Vehículos puede usar Añadir lectura, con el total (ODO), cuándo lo marcaba y una foto si la hay. Añadir trayecto declara trayectos que no son un tour, como repostar, ir al taller o un uso privado autorizado: su distancia cuenta como prevista.
Quién puede hacer qué
| Quién | Qué puede hacer |
|---|---|
| Personal con acceso a Vehículos | Ver el informe, activar el control, añadir lecturas y trayectos, confirmar una alerta |
| Administradores | Además, gestionar alertas y cambiar lecturas, ver las fotos y Por persona, cambiar los ajustes |
| Personal que además puede editar tours | Aceptar una distancia recomendada |
| El equipo de un tour | Registrar sus lecturas en TourTask Crew y ver las propias |
Nadie actúa sobre una alerta que lo nombra, ni sobre sus lecturas.
Preguntas frecuentes
El tour aparece en Lecturas iniciales no registradas, y el tablero de TourTask avisa a los administradores cuando una persona no registra 3 seguidas. La siguiente lectura sigue midiendo la distancia desde la anterior.
Necesita 5 mediciones, y lo que realmente recorre debe diferir de su distancia prevista en más que tu tolerancia.
90 días, y más tiempo para las lecturas de una alerta abierta o de uso indebido.